10 fatores que podem acabar com sua produtividade diária

Com certeza você já se deparou com inúmeras atividades para um único dia, pouco tempo para fazê-las e no final das contas muito estresse, não é mesmo? Às vezes temos um planejamento semanal e notamos que as coisas no decorrer dos dias não estão andando conforme deveriam e um dos motivos disso acontecer vem de situações circunstanciais ou urgentes que aparecem e que acabam atrapalhando a nossa produtividade. Reuniões, vários e-mails na caixa de entrada para responder, acúmulo de tarefas, cansaço. São vários os motivos que podem fazer com que o nosso tempo literalmente voe. Abaixo seguem 10 itens que matam a produtividade diária. Confira e veja se você se identifica com algum:

01.E-mail – Ficar com o e-mail aberto faz o nível de interrupções ficar intolerável, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer. Recomendo definir períodos para lidar com as suas mensagens sendo que no resto do tempo a caixa de entrada deve ficar fechada.

02.Não ter clareza sobre o que fazer – O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito hoje? Se não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em tarefas circunstanciais.

03.Estou em Reunião – Uma pesquisa feita pela Triad Consulting, empresa criada por Christian Barbosa, demonstra que 1/3 das reuniões podem ser canceladas. Então: dieta de reuniões já! Quanto menos, melhor. Se tiver de fazer, seja objetivo, defina pontos de discussão e faça durar no máximo 2 horas.

04.Redes Sociais – Você usa twitter, facebook, orkut, etc? Controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço para se atualizar.

05.Falta de energia – Você está cansado, sem pique e não consegue se concentrar? A falta de “energia” rouba muitas horas do dia e faz a pessoa “surfar” em atividades circunstanciais. Tenha hobbies, procure um médico, tome um multi-vitamínico, alimente-se em horários regulares, faça sexo (com freqüência).

06.Falta de foco – Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outra tarefas? Se a atividade for grande, quebre em pequenas atividades, feche qualquer outro software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.

07.Navegador cheio de favoritos – Você abre seu browser para ir em um site, esbarra na lista de favoritos e começa a surfar por outros portais? Instale um novo navegador (sugiro o Safari) e não importe os seus favoritos. No novo browser, com a lista de favoritos zerada, você perde a tentação de ficar navegando à toa.

08.Messenger, Wave, GTalk, etc – A regra é simples: está ocupado? Fique com status invisível ou offline. Está tranquilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível.

09.Interrupções – Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os emails, concede informações e delega atividades.

10.Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores – Que tal falar NÃO de forma concreta (baseado em planejamento X disponibilidade)? Se muitas tarefas imprevistas surgem na sua rotina, é possível que o nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana você tem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.

Confesso que me identifiquei com vários itens desta lista de Christian Barbosa e prestarei mais atenção a partir de agora nas minhas atividade. E você? Perde muito tempo e produtividade? Se sim não deixe de pensar sobre cada ponto levantado nos itens acima e comece a planejar melhor o seu dia e a prestar mais atenção em cada detalhe. Muitas vezes não damos muita importâncias para essas coisas e nem notamos os reais motivos da nossa falta de produtividade e do nosso estresse.

Culpamos o trabalho, o tempo, o chefe ou qualquer outra pessoa. Atribuímos culpas em vez de assumirmos a responsabilidade pela nossa perda de produtividade. Acho que esse é o primeiro passo para fazer o nosso tempo render mais. No mais, é identificar qual é a causa da perda de tempo diária e tentar eliminá-las sempre. Não deixe de nos contar suas experiências sobre este assunto. Troca de informações só tem a agregar a todos.